No dobra. Wszyscy prędzej czy później spotkamy się z pytaniem o eksportowanie danych z Power BI do pliku XLSX czy CSV. Ludzie po prostu lubią to, co znają a w większości przypadków lepiej lub gorzej znają Excela i potrafią właśnie w nim robić podstawowe operacje na danych.
Więc jak to jest?
Czy można wyeksportować dane z Power BI?
Oczywiście, że można. I to na więcej niż jeden sposób Ostatnio przygotowałem kolejny odcinek kursu Power BI w którym pokazywałem kilka sposobów na to, jak wyeksportować dane z określonej wizualizacji do pliku.
Ale przecież nie musimy ograniczać się tylko do danych z określonej wizualizacji! Bo w końcu co zrobimy, jeżeli użytkownik będzie chciał zapoznać się z tabelą ze wszystkimi danymi, na które składa się określona wizualizacja?
To też możemy zrobić i dzisiaj napiszę o tym w jaki sposób możemy ten proces przeprowadzić a nawet jak umożliwić użytkownikom samodzielne pobranie tabeli.
1. Eksport tabeli z danymi z poziomu raportu.
Najprostsza, najbardziej naturalna i wymagająca najmniej interakcji z poziomu zarówno administratora, dewelopera jak i użytkownika.
Na filmie pokazywałem jak użytkownik raportu może pobrać podsumowanie danych znajdujących się na wizualizacji. Opcja pobrania danych bazowych była wyłączona.
Ale jeżeli ją włączymy to dokładnie w ten sam sposób użytkownik będzie mógł pobrać dane nie tylko jako podsumowanie ale również bazowe.
Więc zacznijmy od początku
Przejdźmy do Power BI Service i obszaru roboczego w którym znajduje się raport dla którego chcesz nadać odpowiednie uprawnienia. Znajdź tam odpowiedni raport i kliknij na trzy pionowe kropki znajdujące się po prawej stronie od jego nazwy (1).
Wyświetli się menu kontekstowe raportu z którego wybierz opcję Ustawienia (2).
Po prawej stronie ekranu wyświetli się okno z ustawieniami – przewiń odrobinę w dół i znajdź tam opcję Eksportuj Dane (1).
Tutaj na liście możesz wybrać jakie dane użytkownik końcowy może pobierać:
Podsumowane dane i dane z bieżącym układem – opcja domyślna. Nie pozwoli na pobranie danych bazowych.
Podsumowane dane, dane z bieżącym układem i danymi bazowymi – zaznacz te opcję, jeżeli chcesz, aby użytkownik mógł pobrać na swój komputer dane bazowe.
Zapisz ustawienia i przejdźmy do raportu.
I tutaj tak, jak poprzednio – w prawym, górnym rogu wizualizacji znajdziesz pod trzema kropkami menu (1). Wybierz opcję Eksportuj dane (2).
I wyświetli się znane nam już okno w którym możemy wybrać jakie dane chcemy pobrać.
No i tutaj już użytkownik może sobie poszaleć. Plik, który otrzymał użytkownik zawiera dane bazowe przefiltrowane zgodnie z tym, jakie filtry nałożone były w raporcie.
Ale uwaga!
Ten sposób ma swoje ograniczenia. Najważniejszym z nich będzie liczba wierszy w tabeli. Jest ona ograniczona do 150.000. Więc przy większych zestawach danych ten sposób się nie sprawdzi.
2. Eksport danych za pomocą DAX Studio
Co to jest to DAX Studio? To doskonałe oprogramowanie do tworzenia i testowania zapytań! Na początku może Cię onieśmielać, ale nie ma się czego bać. Prędzej czy później i tak zaczniesz z niego korzystać
Zacznijmy od ściągnięcia najnowszej wersji z oficjalnej strony – https://daxstudio.org
Po zainstalowaniu w Twoim oknie Power BI Desktop pojawi się nowa zakładka – Narzędzia zewnętrzne (1)
I ikonka DAX Studio poniżej (2) – kliknij na nią.
Otworzy się nowe okno.
Aby wyeksportować dane kliknij na opcję Advanced (1) i poniżej ikonę Export Data (2)
Dalej dokonaj wyboru – w jakim formacie chcesz je wyeksportować. Dla nas będzie to plik CSV. Kliknij Next i pojawi się kolejne okienko.
(1) – wybieramy folder, gdzie chcemy zapisać plik
(2) – wybierz znak podziału kolumn w pliku CSV
(3) – kliknij Next i przejdźmy do kolejnego okienka
A tutaj już możemy wybrać tabele, które chcemy eksportować
Teraz wystarczy kliknąć Export i voila!
Mamy gotowy plik, który możemy przesłać użytkownikowi, który go potrzebuje.
Co istotne – bez ograniczeń dotyczących liczby wierszy. Możesz w ten sposób eksportować tabele z milionami rekordów i nadal będzie działać
Sam widzisz, że eksportowanie danych wcale nie musi być uciążliwe. Można to zrobić za pomocą kilku kliknięć i sprawić, że na twarzach nawet największych miłośników Excela pojawi się uśmiech.
